Controlar os custos é essencial para o crescimento e sucesso de uma empresa. Gastos excessivos ou desnecessários, ao longo do tempo, podem afetar a lucratividade do empreendimento, e levar o seu investimento por água a baixo. Para que isso não aconteça é preciso controlar as despesas.

Ao iniciar um processo para a redução de custos 'supérfluos', o empresário precisa ter conhecimento detalhado de sua estrutura financeira e não misturar gastos pessoais com os do empreendimento.

É importante o acompanhamento, pelo menos mensal, de todas as contas, analisando mês a mês a evolução ou redução dos resultados.

Além disso, deve-se pagar as contas em dia, evitando multas e juros; organizar todos os setores da empresa, evitando qualquer tipo de desperdício de papéis, tinta de impressoras, telefone, água, energia, etc.

Faça controle dos estoques, das contas bancárias, do contas a pagar e a receber, e dos demais ativos existentes na sua empresa. Esta é a espinha-dorsal de todo o negócio.

Administrar os horários de entrada e saída dos funcionários, entre outras ações, é uma dica que pode gerar lucros para a empresa. A economia é conquistada com grandes e pequenas atitudes.

Também é importante incentivar os colaboradores a reduzir custos, orientando e explicando o quanto é fundamental economizar. Crie formas de conscientização, mesmo que sejam simples, utilizando-se de comunicados, e-mail ou palestras.

Você pode fazer planilhas para controle, sejam elas manuais ou por computador.

Não confunda 'controlar' com 'fiscalizar' ou 'policiar', o que é simplesmente terrível.

Controlar é medir

Avalie se os resultados obtidos estão, ou não, dentro do esperado ou desejado, lembrando que a ação de controlar deve ser executada sempre, antes, durante e depois da execução de qualquer tarefa.

Desperdício custa dinheiro

O empresário pode promover a disciplina e o controle dos custos na empresa, através da consciência e responsabilidade de todos, encontrados no Programa 5S, que tem esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que resumem as etapas do programa:

Seiri - Descarte: separe o que é necessário do desnecessário;

Seiton - Arrumação: coloque cada coisa no seu devido lugar;

Seisso - Limpeza: deixe limpo o ambiente de trabalho;

Seiketsu - Saúde: mantenha a higiene em todos os locais que passarmos;

Shitsuke - Disciplina: cumpra naturalmente as regras, cultivando bons hábitos.