Para uma eficiente gestão de recursos financeiros é necessário implantar controles gerenciais e uma boa organização financeira, fornecendo informações que possibilitem a efetivação do planejamento de suas atividades e melhorem os seus resultados. O processo de controle de contas a receber é de absoluta importância para manter a estabilidade financeira de qualquer empresa.

Informações para tomada de decisões

O controle de Contas a Receber fornece informações para tomada de decisões sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispõe, cujos créditos são originários sobre vendas a prazo de mercadorias ou serviços, ainda não recebidos e que precisam ser organizados, controlados e gerenciados.

Com a projeção de entrada de valores recebíveis que vão reforçar o orçamento empresarial é possível planejar a realização de novos investimentos dentre outras ações estratégicas. Uma empresa que conta com um fluxo de caixa possui uma visão exata a respeito de sua situação orçamentária, enxergando com clareza a necessidade de capital para lidar com gastos futuros de médio e longo prazo.

É importante organizar seus controles de acordo com os seus respectivos prazo e montante de recebimento, por períodos de vencimentos, descontos concedidos e juros recebidos. Possuir o controle com rigorosidade possibilita saber os clientes que pagam em dia, o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, controlando melhor as situações de inadimplência.

É importante analisar o perfil de seus clientes, agilidade do pagamento, as providências tomadas para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos. Quais são os principais clientes e o grau de concentração das vendas.

Não faça controles manualmente. Utilize de tecnologia para facilitar a elaboração do fluxo de caixa, acompanhamento da qualidade e da regularidade dos seus clientes, programação das ações de cobrança administrativa e judicial, análise de limite de crédito, indicadores operacionais, de tendências, de idade dos saldos a receber, liquidez etc.

Fortalecimento dos controles

Para o fortalecimento dos controles de gerenciamento de contas a receber é essencial que a empresa utilize de procedimentos que tragam segurança para a administração da empresa. É necessário que se registre todas as operações da forma detalhada. Ofereça opções de parcelamento que sejam adequadas para a empresa. Utilize de recebimentos por via bancária (crédito, boletos, cartões etc.). Dê a quitação dos documentos após o recebimento.

Análise constantemente as contas com atraso e o esforço para seu recebimento. Estabeleça juros e multa para clientes que atrasarem os pagamentos. Faça a conciliação entre a custódia das duplicatas e a contabilidade. Formalize os procedimentos para concessão de descontos. Faça a rotação do pessoal de cargos importantes. Dê baixa de duplicatas incobráveis por pessoa autorizada e independente ao departamento de cobrança.

Dependendo do porte da empresa é necessária a utilização de sistemas informatizados e integrados para gerenciamentos de informações. Mesmo no caso de empresas de pequeno porte é possível o uso de tecnologias para facilitar e simplificar a gestão. A organização da informação e dos documentos é de extrema importância.

Estimule seus clientes a pagar adiantado

O recebimento adiantado proporciona maior segurança ao orçamento empresarial, inibe a inadimplência por parte de seus clientes, podendo também pagar adiantado os seus fornecedores negociando descontos.

Para que haja o recebimento adiantado é necessário que o cliente tenha benefícios, como descontos nos produtos, dentre outras ações, fazendo com que os clientes tenham uma boa experiência de compra e sintam-se motivados para novas transações e satisfeitos com a empresa. São atitudes que podem parecer simples, mas que tornam a experiência de compra dos clientes mais prazerosa e aumenta as chances de fidelização. Edição | LAB | 1812.