Os bens do Ativo Imobilizado, em geral, contribuem para as operações da empresa durante todo o período de sua vida útil. Com exceção de terrenos e alguns poucos itens, os demais bens do Ativo Imobilizado têm sua vida útil limitada e serão usados durante um número finito de exercícios contábeis futuros.

A depreciação não é um método de avaliação de bens nem um meio de prover recursos destinados à reposição de bens depreciados. Trata-se de um método de distribuição do custo de um ativo entre diversos exercícios, entre departamentos e, posteriormente, entre produtos e serviços. Por fazer parte integrante do preço de venda dos produtos ela tem, também, a finalidade de recuperação do capital investido. No entanto, o preço de venda depende do mercado, que nem sempre está disposto a pagar o preço que se espera pelo produto. 

Assim, a depreciação torna-se apenas o reconhecimento da desvalorização ou do desgaste do bem através do tempo do seu uso. Ela deve ser constituída em montante suficiente para cobrir a perda de valor de um bem em virtude de desgaste natural pelo seu uso no processo para o qual foi concebido ou pela sua obsolescência, devendo ser reconhecida em quotas periódicas, considerando-se a sua utilização e o aspecto temporal. 

A vida útil de um bem é limitada por dois motivos: deterioração, que é o processo físico de desgaste pelo uso; e, obsolescência, que se refere à perda de utilidade em consequência do desenvolvimento de equipamentos e processos mais aperfeiçoados, mudança de modelos ou outras causas não relacionadas com a condição física do bem. 

Já a depreciação não se refere à deterioração física de um ativo nem à redução do seu valor de mercado, mas sim, à alocação do custo de aquisição de um ativo durante um número de períodos contábeis estimados que recebam os benefícios da sua utilização. A depreciação, portanto, é um processo de alocação sistemática do custo de aquisição e não um processo de avaliação do ativo. 

A estimativa de vida útil de um ativo imobilizado, às vezes, é difícil, porém é muito importante que seja feita. Se a vida útil produtiva não fosse estimada, o custo de aquisição desse ativo deveria ser debitado, totalmente, ao período de aquisição desse ativo ou por ocasião de sua disposição. Entretanto, isso não é compatível com os princípios contábeis, segundo os quais, os custos são consistentes com as receitas. 

Apesar da dificuldade, a estimativa de vida útil de um ativo não pode ser ignorada simplesmente porque não existe um método científico para elaborá-la. Por essas dificuldades técnicas e como o custo da depreciação é dedutível das receitas para determinação do Imposto de Renda e da Contribuição Social essa estimativa de vida útil é estabelecida pela Receita Federal (artigos 305 a 312, do RIR, de 1999; e, Anexo III, da Instrução Normativa RFB 1700, de 2017). No entanto, esse período estabelecido pode não ser o mesmo da vida útil potencial. Em geral, a experiência passada da empresa em suas operações é o melhor guia para estimar a vida útil de seus ativos imobilizados. 

Os artigos 121 a 124 da Instrução Normativa RFB 1700, de 2017, disciplinam fiscalmente os procedimentos. É recomendável que as taxas de depreciação autorizadas pela mencionada norma sejam confrontadas com aquelas atualmente em uso pela empresa. Essa comparação, além de evitar futuros problemas fiscais, poderá ser útil para ajustar as taxas que possam estar erradas.

O Fisco admite, ainda, que a empresa adote taxas diferentes de depreciação, quando suportadas por laudo pericial do Instituto Nacional de Tecnologia (INT), órgão ligado ao Ministério da Ciência e Tecnologia ou de outra entidade oficial de pesquisa cientifica ou tecnológica. O Instituto de Pesquisas Tecnológicas do Estado de São Paulo (IPT) também é uma entidade habilitada a atestar a adequação de taxas de depreciação em virtude das condições de uso dos bens. 

Para fins contábeis, no cálculo da depreciação, a empresa deve seguir a legislação societária Lei 6.404, de 1976 e Pronunciamento Técnico CPC 27 – Ativo Imobilizado. O ideal é não aceitar simplesmente as taxas de depreciação fixadas como máximas pela legislação fiscal, e, sim, fazer uma análise técnica na qual sejam determinados os fatores que podem influenciar na sua vida útil e seja estimada a taxa a ser adotada para fins contábeis. Edição | LAB | 1811.