O registro da informação tem um valor inestimável para a empresa, usuários e a fiscalização. A guarda de documentos representa segurança para a empresa. Mesmo tendo sido pago, recebido ou entregue, determinadas obrigações poderão ser novamente demandadas por terceiros (empregados, fornecedores, governo etc.) necessitando que a empresa faça prova documental para resguardar sua idoneidade.

Para conservar a informação é necessária a análise da documentação, que tem como objetivo inventariar o acervo, definir o tipo de documento, a temporalidade, o descarte, a quantidade, a forma de organização e o cadastramento do conteúdo em sistema de Gestão Documental.

Para a maioria dos documentos a temporalidade é definida por lei. Portanto, os arquivos precisam estar em ambiente seguro e de fácil acesso. O local de guarda pode ser na própria empresa ou serviço terceirizado, que também é um procedimento muito atrativo. A digitalização facilita o processo de consulta à informação, por que nem sempre é necessário o documento original.

Mesmo com toda evolução tecnológica, a legislação obriga às empresas a manterem seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional, para fins de comprovação de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Para as empresas que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados, respeitando o mesmo prazo prescricional.

Elaboramos a seguir um roteiro de temporalidade para guarda de documentos:

Prazo de 2 anos:

• Aviso Prévio;

• Pedido de Demissão;

• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

Prazo de 5 anos:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) - Artigo 2º, § 1º, da Portaria MTE nº 1.129/2014;

• Acordo de Compensação;

• Acordo de Prorrogação de Horas;

• Atestado Médico;

• Autorização para descontos não previstos em lei;

• Cartões, fichas ou livros de marcação de ponto;

• Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);

• Comprovante de retenção do IRRF;

• Documentos relativos às eleições da CIPA;

• Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

• Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;

• Recibo de Abono de Férias;

• Recibo de Gozo de Férias;

• Recibo de Adiantamento do 13º Salário;

• Recibo de 13º Salário;

• Recibo de Entrega do Requerimento Seguro- Desemprego (SD);

• Recibos de Adiantamento;

• Recibos de Pagamento;

• Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

• Solicitação da 1ª parcela do 13º Salário;

• Solicitação de Abono de Férias;

• Vale-transporte.

Prazo de 10 anos:

• PIS/Pasep;

• Folha de pagamento;

• Recibo e Ficha de salário-família;

• Atestados Médicos relativos a afastamento por Incapacidade ou Salário-Maternidade;

• Guia da Previdência Social (GPS);

• Salário-Educação.

Prazo de 20 anos:

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

• Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;

• Dados obtidos nos Exames Médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do trabalhador;

• Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Prazo de 30 anos:

• Documentos relativos ao FGTS

Prazo indeterminado:

• Livro de Atas da CIPA;

• Livros de Inspeção do Trabalho;

• Contrato de Trabalho;

• Livros ou Fichas de Registro de Empregados;

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Edição | 1606