O passivo é crucial nos dias de hoje. Seu tamanho pode indicar se uma empresa é viável financeiramente ou não. É comum verificar se a utilização em excesso de passivo não está comprometendo a saúde financeira da entidade. Quando se pensa no risco de uma entidade, imediatamente buscamos analisar e comparar seu passivo com os demais componentes das demonstrações financeiras.

Definição do passivo

Passivo é uma obrigação presente da entidade, resultante de eventos passados, cuja liquidação resulta em um desembolso de recursos da entidade ou de benefícios econômicos. Esta definição tem três condições que, em conjunto, são fundamentais para que uma obrigação possa ser considerada como passivo:

• Obrigação presente da entidade

Uma característica essencial para a existência de passivo é que a entidade tenha uma obrigação presente (atual), ainda não paga. Uma obrigação surge de práticas usuais de negócio, de uso e costumes e do desejo de manter boas relações comerciais ou agir de maneira equitativa. Podem ser legalmente exigíveis em consequência de contrato ou de exigências estatutárias, por exemplo, o caso das Contas a Pagar por bens e serviços recebidos.

• Resultado de eventos passados

O segundo aspecto fundamental refere-se ao fato de que a obrigação deve ser resultado de um evento que ocorreu no passado. Deve-se fazer uma distinção entre obrigação presente e compromisso futuro. A decisão da administração para adquirir ativos, estoques ou serviços no futuro não dá origem, por si só, a uma obrigação presente. Uma obrigação surge quando um ativo é entregue, ou em acordo irrevogável na qual o não cumprimento pode causar uma penalidade contratual, significativa, que deixam a entidade com pouca liberdade para evitar o desembolso de recursos futuros em favor de outra parte.

• Liquidação resultará num desembolso de benefício

Finalmente, a existência de um passivo pressupõe que no futuro a entidade deverá liquidá-lo através do desembolso de um benefício econômico, por exemplo, por meio de pagamento em dinheiro, transferência de outros ativos, prestação de serviços, substituição de uma obrigação por outra, conversão da obrigação em capital, renuncia do credor ou pela perda de seus direitos. Passivos resultam da transação ou outros eventos passados em que a entidade obteve algum recurso econômico. Assim, por exemplo, a aquisição de bens e uso de serviços dão origem a contas a pagar, a não ser que, pagos adiantadamente ou na entrega. O recebimento de empréstimo bancário resulta na obrigação de honrá-lo no vencimento. Existem passivos que podem surgir por imposição do governo, sob a forma de tributos, ou do sistema judiciário, em decorrência de uma decisão judicial.

Reconhecimento do passivo

A primeira condição é satisfazer a definição de passivo. A segunda é a mensuração em base confiáveis. Se o passivo é certo ou estimado. Alguns passivos somente podem ser mensurados por meio de estimativa. No Brasil, denominam-se esses passivos de provisões. A definição de passivo segue uma abordagem ampla. Desse modo, caso a provisão envolva uma obrigação presente e satisfaça os demais critérios da definição, ela é um passivo, ainda que seu montante tenha que ser estimado.

No que diz respeito a incerteza do passivo, uma obrigação pode ser classificada em quatro categorias: a) o passivo é conhecido, assim como seu montante - é o caso de um passivo com fornecedor, em que já se sabe, de antemão, o valor do mesmo; b) o passivo é conhecido, mas seu montante não - é o caso do décimo terceiro salário, sabe da existência do passivo, mas seu valor é apresentado através de estimativa; c) a existência do passivo não é certa, mas o pagamento pode ser estimado - é o caso de milhas aéreas; e, d) existem dúvidas sobre a existência do passivo e de seu montante - tem-se nesse caso uma contingência. O evento contingente mais difícil de ser estimado são os processos judiciais.

A provisão é um passivo incerto quanto à quantia ou data de vencimento. Já a contingência é um passivo que será confirmado por um evento posterior.