O estoque é um dos ativos mais representativos do capital circulante e da posição financeira para as empresas comerciais e industriais, chegando em alguns casos a 50% de todo seu capital. A administração, controle, contabilização e avaliação do estoque de materiais são essenciais para apuração do custo e consequentemente do resultado gerado pela empresa. Reduções no montante estocado se traduzem na liberação de grande volume do capital necessário ao andamento do negócio como um todo.

Estoque de materiais referem-se às mercadorias, produtos (finais ou inacabados) e outros elementos. A gestão de estoques é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo de empresas. Desde o início da sua história, a humanidade tem usado estoques de variados recursos, de modo a suportar o seu desenvolvimento e sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos.

Se por um lado o excesso de estoques representa custos operacionais e de oportunidade do capital empatado, por outro lado níveis baixos de estoque podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos. Regra geral, não é tarefa fácil encontrar o ponto ótimo, pois depende da dinâmica do setor.

Gerir um estoque

A gestão de estoques é o principal critério de avaliação de eficiência do sistema de administração de materiais e da saúde financeira da empresa. Abrange uma série de atividades, que vão da programação e planejamento do estoque ao controle das quantidades adquiridas, com a intenção de medir a sua localização, movimentação, utilização e armazenagem, de modo a responder com regularidade aos clientes em relação a preços, quantidades, e prazos.

A programação e planeamento são as atividades relativas à definição dos modelos necessários à utilização de técnicas estatísticas, aplicáveis às previsões de necessidades e à gestão de estoques, dentro de uma produção e programação de vendas previamente estabelecidas.

O controle é a etapa executiva responsável pela atualização dos dados de movimentação que voltam a alimentar o processo de gestão de estoques, e que faz com que algumas decisões sejam tomadas em função de uma série de parâmetros.

A gestão de estoques é ainda, apesar da sua importância, extensão e complexidade, negligenciada em muitas empresas, sendo considerada como uma questão não estratégica e limitada à tomada de decisões em níveis organizacionais mais baixos.

Por outro lado, outras empresas já perceberam como a gestão de estoques pode ser utilizada ao longo de toda a cadeia de suprimentos da qual fazem parte, e de todas as vantagens competitivas que isso pode trazer.

Objetivos da gestão de estoques

Dentre os principais objetivos da gestão de estoques temos:

1· Eliminar estoque de materiais defeituosos, inoperacionais, ou em excesso;

2· Manter à disposição o estoque de material quando ocorrer a sua procura;

3· Garantir o abastecimento constante de materiais, pelo conhecimento dos dados necessários para as previsões de procura (consumo);

4· Providenciar a reposição a um custo mínimo de aquisição e controlar o nível de estoque existente;

5· Manter os investimentos no nível mais econômico possível, considerando a capacidade de armazenamento e a possibilidade financeira.

Controles operacionais

Controlar estoque de alto giro é tão importante quanto ter produtos para vender. Não importa quanto tenha em estoque, mas sim o seu giro, que demonstra a rotatividade do mesmo antes de ser vendido.

A Contabilidade de Custos tem como uma de suas funções, avaliar quantitativa e qualificadamente os valores em estoque nas demonstrações financeiras.

A Contabilidade Tributária traz dispositivos de avaliação de estoques, aceitando tanto a forma integrada com a contabilidade de custos, como a forma simplificada baseada em inventários periódicos (devidamente escriturado no livro Registro de Inventários).