Garantir eficiência de um sistema produtivo exige empenho diário das lideranças e entendimento de todas as etapas que o compõem. Se há dúvidas de protocolos e as informações internas estão truncadas, o empresário corre o risco de interpretar erroneamente o que está ocorrendo e tomar medidas inadequadas para dirimir eventuais falhas.

Ações saneadoras exigem, portanto, o realinhamento da estrutura e a compreensão dos porquês que alimentam os gargalos. Medidas equivocadas decorrentes de má gestão, ao invés de corrigir, podem comprometer o desempenho corporativo de tal forma a levar o empreendimento ao colapso.

Diante de uma realidade tão complexa, que evolui a cada dia, seja devido às novas tecnologias ou às novas exigências do mercado consumidor, o empresário precisa de bons instrumentos de medição para não se perder. Isso não significa volume de informações, mas qualidade de dados para nortear suas decisões.

De nada adiantam softwares gerando planilhas, gráficos, relatórios, sem que haja uma equipe capacitada para interpretá-los. A abundância, nesse caso, pode ser mais uma fonte de confusão e desperdício do que uma ferramenta eficaz de gestão, principalmente para as pequenas e médias empresas, onde os problemas costumam ser de outra natureza.

Distinção de fatores

Muitas vezes as falhas são geradas por questões que não envolvem apenas aspectos técnicos, mas também comportamentais. Em ambos os casos compete ao gestor identificar o que está ocorrendo, o que não é simples se não houver transparência. Reagir a elas requer decisões estudadas que priorizem, numa primeira etapa, a eficiência dos procedimentos em cada setor e a relação entre as partes.

É comum, frente a uma estrutura de engenharia duvidosa, o gestor insistir na tese de que o problema decorre de incompetência da equipe e avançar sobre o empregado que atua onde foi identificado o gargalo. Antes de levantar a bandeira de que este ou aquele profissional não está cumprindo adequadamente sua parte, é fundamental saber os motivos da suspeita para se certificar se o julgamento não está sendo precipitado. O ponto de partida, portanto, é saber distinguir claramente falhas de procedimento de falhas profissionais.

Como estamos falando em sistema, um problema detectado em determinado setor pode ser consequência de algum desalinhamento de outro setor que, por sua vez, também recebeu a bola quadrada na entrada do pedido. Por isso, o diálogo com a equipe facilita muito o diagnóstico e a retomada do padrão estabelecido de produtividade.

Mas só isso não basta. Eficiência e produtividade estão diretamente relacionadas à redução máxima do desperdício, seja ele de tempo, de material ou de competência. Não se pode esquecer que toda empresa de alto padrão precisa atender sempre da melhor forma possível seus clientes internos e externos.

Seguem algumas observações sobre a busca da eficiência:

1· Ferramenta de gestão 

Empresas de pequeno e médio porte podem e devem avaliar sua estrutura cotidianamente. Um dos mecanismos para tal é o velho e bom sistema 5S's, uma ferramenta de gestão básica, mas que nem sempre é aplicada e alimentada como se deve. Deixar o ambiente limpo e organizado, mantendo no lugar somente o que será utilizado, são os aspectos mais fáceis e de fato melhoram muito a segurança e a qualidade do ambiente de trabalho. O difícil, porém, é alcançar a autodisciplina de toda a equipe, o que pode exigir a nomeação de um fiscal do 5S's. Implantado o 5S's, seu sucesso vai revelar o verdadeiro potencial da empresa para competir no mercado, bem como, abre caminho para a percepção de novos gargalos, que não podiam ser identificados na fase anterior.

2· Reuniões

É comum também a direção da empresa não ter domínio do tempo necessário para as reuniões de equipe. A regra é a objetividade. Não se deve iniciar um encontro sem estar definido horário para começar e acabar, além da pauta de discussão, sob o risco de banalizar essa importante ferramenta de gestão. Não é o tempo gasto que garante a eficiência, mas a noção do que se pretende conversar e a objetividade do condutor. Toda reunião deve ser encerrada com ações concretas e quem será responsável por elas, para que no próximo encontro seja possível medir resultados e avançar.

3· Treinamento

Quando é identificado problema de pessoal, o treinamento deve levar em consideração o todo. O gestor precisa observar se o protocolo de trabalho está sendo transmitido corretamente quando o empregado entra na empresa. Pode ser que, por falta de comunicação, o procedimento correto não esteja sendo respeitado exatamente porque ele não foi devidamente apresentado. Sendo assim, o trabalhador, por desconhecimento de como deveria fazer o seu serviço, acabou encontrando uma forma de fazê-lo à revelia do protocolo padrão. Isso é muito comum, e gera muitos problemas futuros, inclusive de diagnóstico de competência.

Em síntese, cada empresa precisa encontrar seu ponto de equilíbrio e se manter atenta ao que acontece ao seu arredor. A concorrência é um desafio permanente e salutar. As decisões do governo devem ser entendidas e dimensionadas para não se tornar um problema na estratégia. A engenharia interna precisa ser inteligente e avaliada periodicamente. A equipe precisa ser treinada para se superar em todas as suas dimensões, considerando sempre a máxima: quem não tem competência não se estabelece.