É chamado Plano de Contas o conjunto de contas criadas para atender as necessidades de registros dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a elaboração das demonstrações contábeis e dos principais relatórios para atender a todos os usuários da informação contábil. Deve ser personalizado e criado antes do seu uso. Por isso, é necessário planejar a sua estrutura, de maneira que possibilite o melhor dos resultados no trato das informações contábeis.

Seu principal objetivo é estabelecer normas de condutas para registro das operações, levando em conta a necessidade de informação dos gestores da empresa, formato compatível com as normas brasileiras de contabilidade e possibilidade de adaptação às exigências dos agentes externos.

Função do plano de contas

Possibilitar o controle do patrimônio da empresa com os registros de todos os fatos administrativos, em rubricas (contas), de maneira que se tenha, de forma rápida e precisa, o valor e a descrição dos elementos patrimoniais e dos resultados em condições de classificação e acumulação de dados.

Usuário da Informação contábil

A contabilidade por ser um sistema de informações, tende a ter inúmeros usuários. O primeiro sempre será os gestores da empresa. Os demais são o governo, credores, fornecedores, clientes, bancos, investidores etc.

Condições para sua elaboração

Tomar certos cuidados, tais como, atender as necessidades de informações de seus principais usuários, a classificação deve partir do geral para o particular, ser codificada, os títulos das contas devem ser claros e precisos, deve ter flexibilidade para ampliação etc.

Codificação e obtenção dos saldos

A sequência de codificação é denominada graduação ou níveis do Plano de Contas. Assim, a primeira codificação 1 e 2 são para as contas patrimoniais (Ativo e Passivo) e 3 para as contas de resultados (Receitas e Despesas), chamadas de Plano de Contas de primeiro grau. A medida que vamos detalhando o plano, denominamos Plano de Contas de segundo grau (para detalhamento do primeiro grau), de terceiro grau (para detalhamento do segundo grau), e assim sucessivamente.

Contas sintéticas e analíticas

São denominadas contas analíticas aquelas que representam os elementos patrimoniais em seu maior grau de detalhamento. Seu saldo é conseguido através de lançamentos, ou seja, dos registros de cada fato administrativo.

São consideradas sintéticas, as contas cujo saldo é conseguido através da somatória do saldo de duas ou mais contas analíticas, ou de duas ou mais contas sintéticas. As contas sintéticas não recebem lançamentos e são os de menor grau.

Elenco de contas

A estrutura do Plano de Contas é complementada por um conjunto de normas, contendo a descrição, a aplicação e critérios sobre o uso de cada uma das contas, denominado de ‘Manual de Contas’. Com a adoção da escrituração digital (SPED) foi elaborado um Plano de Contas Referencial. A empresa deverá cadastrar seu plano de contas próprio e ao mesmo tempo indicar as contas correspondentes no Plano de Contas Referencial. Com este procedimento, pretende-se, que a escrituração digital seja extraída automaticamente pelo sistema.

Segue como modelo, uma estrutura simplificada de um Plano de Contas com 4 graus: